Цифровизация — основа успешной работы

Успешная деятельность Группы компаний Enter Engineering невозможна без внедрения современных методов организации всех производственных процессов и в частности электронного документооборота.

Не секрет, что в крупных организациях документооборот часто становится проблемой из-за высокой трудоемкости процессов и значительного расхода ресурсов, что замедляет работу, уменьшает производительность и не позволяет оперативно получать объективные данные.

— Повышение эффективности управления за счет внедрения новых технологий работы с документацией сегодня очевидно, — рассказала Замира Абдурахмонова, начальник Отдела учета и регистрации документов Департамента документационного управления Enter Engineering. — Через наш департамент ежемесячно оформляется несколько тысяч документов, в том числе более 1 500 договоров, 700 официальных писем от имени компании, 500 внутренних локальных нормативных актов и множество других документов. Именно поэтому внедрение электронного документооборота и использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) стало насущной и жизненно необходимой задачей, решить которую нашим сотрудникам было поручено руководством департамента в лице Сардора Фархадовича Шарипова.

В процессе работы специалисты Отдела учета и регистрации документов опирались на имеющуюся законодательную базу, разработанную в нашей стране для ускоренного развития цифровизации, в частности на Закон Республики Узбекистан «Об электронной цифровой подписи».

— Электронный документооборот позволяет существенно уменьшить время, необходимое для утверждения и подписания документов, тем самым освобождая ресурсы сотрудников для более важных задач, — отметила Замира Абдурахмонова. —  Это также способствует исключению потерь данных и ошибок, связанных с человеческим фактором, повышению исполнительской дисциплины сотрудников, мгновенному нахождению необходимых документов в базе, сокращению расходов компании и многому другому.

Стоит отметить, что перед внедрением системы сотрудники изучили особенности использования ЭЦП для разных типов документов. Также был проведен тщательный отбор уполномоченного оператора: проверялась действующая лицензия, оценивались возможности интеграции системы в программу «1С», оперативность обслуживания, ценовая политика и клиентоориентированность компании.

— В итоге в декабре 2023 года со стороны выбранного оператора была предоставлена возможность использования пробного бесплатного периода тестирования функционала, который прошел весьма успешно, — подытожила Замира Мухитдиновна. — С начала этого года мы провели отладку интегрированной возможности подписания документов ЭЦП через систему «1С Документооборот» и с февраля полностью перешли на работу в ней. Теперь документы в департаменте подписываются в один клик.